使用 Word「插入標號」功能，輕鬆管理圖片編號、產出圖片目錄

在使用 Microsoft Word 撰寫書籍、研究報告或教學資料時，一定不免俗要在裡面做圖片、表格等等輔助內容對吧！

這些資料最令人頭痛的往往就是「編號」，因為當你初始撰寫後，不可能完全不作變動，一定是會做一些內容調整、順序調換，那麼這些編號如果是使用手動的，就同樣必須手動重新編排編號，根本就耗時又耗力，而且基本上會很容易出錯。

那麼就是我們 Word 「插入標號」登場的時候了（撒花）

什麼是「插入標號」？

如何使用「插入標號」？

插入標號的功能，可以在 Word 上方的工具列先找到「參考資料」，就可以找到「插入標號」的功能

步驟 1：為圖片（或表格）插入標號

首先，你先選定你要做編號的圖片，然後於上方的工具列找到參考資料頁籤後，於靠近右邊可以看到插入標號，你就可以看到標號的設定視窗。

你可以在「標籤」這邊，去選擇適合的標籤來做命名。

步驟 2：自訂標號格式與類別

如果這些標籤清單裡面，並沒有你覺得適合的標籤，那麼當然你也可以自己做新增標籤，比如假設你是要對「程式碼」做編碼，你就可以新增一個標籤為「程」，就可以以這個標籤用在文件裡面。

通常這個標籤的位置，我們都會放在選取的物件之下，但是如果你有特別的設定，就可以從「位置」這邊做調整，可以變成在物件之上。

最後就是編號方式，如果你希望圖片的編碼，是要跟著章節目錄的編碼一起納入，那麼就一定要勾選「包含章節編號」

什麼意思呢？我們以下面的案例做舉例，這個 Word 內容中，有兩個章節，第一章有兩張圖，第二章有一張圖。

如果假設我沒有選擇包含章節編號，那麼圖片的編號就會是從頭到尾從 1 開始編號到最後一個章節，如下圖所示。

如果有選擇包含章節編號，那麼圖片的編號除了會將章節的號碼，也呈現在標籤數字上，並且也會依照每個章節做段落，新的章節就重新再從 1 開始做圖片編碼。

步驟 3：變換位置、一鍵更新所有標號

當你新增圖片時候，插入新的標號，基本上 Word 都會按照順序幫你做編號更新，但如果你是做刪除或是移動圖片，那麼就需要操作一下，讓 Word 進行整體標號的更新。

(ps. 如果你要移動圖片，記得要帶著他下面的標號文字一起移動唷！如果沒有一起移動，那麼你的圖片標號就等於是遺失，需要重新標號以外，舊的標號也需要移除，避免混亂）

以下面案例舉例，我將第一章節的圖片位置做了調換，可以看到他的標號數字還是舊的。

這個時候你只需要按下 Ctrl + A 全選全文，然後按 F9 來進行更新，Word 就會自動將所有標號與相關交叉引用的數字都進行更新。

延伸實用情境案例

圖表目錄

通常在寫論文的時候，除了內文的大綱目錄以外，相關的表格、圖片，也都需要對應的目錄，當你對所有的圖、表都有添加標號以後，就可以使用圖表目錄的功能，幫你一鍵產出他們的對照目錄。

下面就以同一份文件中有多種不同標號的案例做示範，你可以看到除了使用「圖」的標號，還有刻意將其中一張圖片採取的是我另一個自定義的標號「程」，那麼我要怎麼去產生他們的目錄呢？

在你預計要插入目錄的地方點擊你的游標，然後同樣到上方「參考資料」選單頁籤，選擇「插入標號」旁邊的 「插入圖表目錄」，就會開啟他相關的設定。

在圖表目錄中，你就可以針對各自不同的標籤，產生他們對應的目錄，你也可以做一些格式上的調整設定。

如果你希望圖、程兩個標號都要有目錄，那麼就要操作兩次，你就可以得到下面的目錄。

交叉引用

有時候在內文中，可能會想要指引讀者去參考特定的圖文，那麼你就可以引用你原本就已經插入標號的圖表或表格，如果編號有所更新的時候，就可以保持兩者的動態連結。

舉例來說，在第一章的文字說明裡，你想提及「可以參考圖2」，不必自己打上「圖3」，而是讓系統幫你自動帶入該圖的編號，這樣事後如果圖2因為移動位置變成圖1，你也不需要找出對應的文字做手動替換。

以下就以這個舉例做案例，我要在第一章節這邊提及參考圖2

那麼我在打入參考兩個字以後，游標停留在參考這個詞的後面，一樣從參考資料的選項頁籤，來使用「交互參照」這個功能，他就在「插入圖表目錄」功能的右下角。

進去功能視窗後，可以看到其實你可以有很多東西可以做參照，比如章節標題、附註等等都是可以的。

而我們這邊要示範「圖」這個標號，所以我們就選擇圖，你就可以在下方的指定標號，選擇你要引用的標號內容，那我們這邊當然就選擇圖2囉！

插入完成以後，你就可以關閉視窗，你就可以看到已經插入對應的引用，並且如果你點擊它，也會跳到對應的標號位置。

這時候我們來一個乾坤大挪移，把圖2改放到圖1前面。

只需要按下 Ctrl + A 全選全文，然後按 F9 來進行更新，你就可以看到不僅僅是標號的數字更新，你的引用也更新囉！

我自己在撰寫《Redmine 專案管理無痛攻略：70個問題集 x 專屬教學影片，從入門到精通一本全搞定！》書稿初期時，就是遇到了類似的困擾，因為書本內容關係，充斥著大量的圖片輔助。

我自己一開始也忘記 Word 有這個功能，所以在第一個段落的時候就因為持續新增或移動圖片位置，導致我重新檢查並調整編號，這時我心想：整本書這樣搞這還得了？？還好有回想到之前唸書做畢業專題的時候，寫系統分析書時也遇到一樣的情況，這才回想起那時候用的就是 Word 的插入標號功能。

以上，就是關於 Word 插入標號和他延伸應用的相關介紹！